Оценка юридической значимости электронного документооборота

Общеизвестно, что электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это современное эффективное решение для организации защищенного документооборота предприятия. С ее помощью визирование и подписание документов, а также обмен ими происходят гораздо быстрее и удобнее — как внутри организации, так и, что особенно важно, за ее пределами.

Действительно, когда вы вступаете во внешний электронный документооборот со своими клиентами или партнерами, применение ЭЦП позволяет вам контролировать целостность электронных документов при хранении и передаче, а также подтверждать их авторство. Иными словами, электронная цифровая подпись позволяет заменить в электронном документообороте традиционные подпись и печать.

Все мы хорошо знаем, что бумажные документы могут использоваться недобросовестно и стать объектами всевозможных махинаций. Кроме того, при обмене такими документами нередко встает вопрос об их юридической значимости. Стоит ли опасаться тех же проблем, вступая в электронный документооборот, и можно ли быть уверенным в юридической значимости документов, подписанных ЭЦП?

По мнению специалистов, подтвержденному на сегодняшний день практикой, манипулировать защищенными электронными документами гораздо сложнее, чем бумажными. Но, тем не менее, риски возникновения инцидентов при электронном документообороте существуют, и их последствия могут быть гораздо серьезнее, чем при документообороте бумажном, поскольку в этом случае потребуются более сложные механизмы расследования инцидентов. Кроме того, конфликт может оказаться настолько запутанным, что затраты на его разрешение окажутся выше, чем причиненный в результате инцидента ущерб.

Применяя ЭЦП в платежных и торговых операциях или при обмене конфиденциальными документами и данными, необходимо руководствоваться четким регламентом. Это обезопасит вас от умышленных или случайных действий участников электронного документооборота, влекущих за собой потерю или изменение защищаемых данных. В противном случае вы можете понести существенные финансовые убытки — как прямые, так и косвенные.

При обмене электронными документами могут возникнуть конфликтные ситуации. Необходимо заранее учесть это и разработать эффективный алгоритм их разрешения, чтобы минимизировать возможные финансовые потери. Подобные регламенты составляют основу нормативно-распорядительной документации, которая должна регулировать применение ЭЦП в каждой организации. Но эта документация становится легитимной и действенной только тогда, когда в ней учтены все тонкости российского законодательства.

Сегодня в России использование ЭЦП регламентируется внушительной нормативно-законодательной базой. Это и Гражданский кодекс РФ, и закон «Об информации, информатизации и защите информации», и закон «Об электронной цифровой подписи», и Государственные стандарты, и многое другое.

Обширность законодательной базы в сочетании с уникальными особенностями информационной системы каждого предприятия делает разработку нормативно-распорядительной документации сложной аналитической задачей. Ее решение потребует наличия специализированных знаний в области информационной безопасности и определенного опыта. Поэтому в портфеле услуг компании «Информзащита» появилась услуга «Оценка юридической значимости электронного документооборота». Наши специалисты, имеющие большой практический опыт внедрения защищенных систем документооборота, проведут анализ действующих у вас регламентов и механизмов ЭЦП и подготовят полный пакет нормативно-распорядительной документации, необходимой для обеспечения юридической значимости электронного документооборота. Воспользовавшись этой услугой, вы сможете:

обеспечить законность сделок и соглашений, заверенных ЭЦП;
внедрить процедуры эффективного разрешения возможных конфликтных ситуаций;
укрепить доверие к вам партнеров и клиентов;
получить объективную оценку соответствия реализованных у вас механизмов ЭЦП текущим требованиям вашей организации.

Услуга «Оценка юридической значимости электронного документооборота» может быть полезна как организациям, уже внедрившим защищенный документооборот, так и тем, кто только планирует это сделать.

Вернуться на главную страницу обзора

Версия для печати

Опубликовано в 2003 г.